Tokom poslednjih godinu dana mnogi biznisi su bili primorani da se digitalizuju, a oni koji su mogli, uveli su novi način organizovanja svakodnevnog poslovanja – rad na daljinu.
Rad na daljinu nije novi pojam, ali se u klasičnom poslovanju primenjivao mnogo manje nego što je to bilo u jeku pandemije, pa čak i u mesecima nakon toga. On predstavlja način organizovanja poslovanja koji omogućava svakom radniku da radi od kuće ili sa udaljene lokacije, da svoje zadatke obavlja putem interneta i da se interna komunikacija odvija putem različitih softverskih alata i interneta.
Uvek je bilo mnogo debate oko prednosti i mana različitih organizacija internog poslovanja, rada na daljinu ili rada iz kancelarije. Ipak, činjenica je da ponekad ne možemo da biramo i da je potrebno da imamo znanja i alate koji će nam omogućiti da se snađemo u situaciji kada je nužno imati tim čiji se svi članovi ne nalazi na jednom mestu.
Samo nekih od problema koji se mogu javiti kada je tim primoran da radi na daljinu su:
- Nepostojanje direktnog nadzora članova tima
- Smanjeni pristup informacijama
- Društvena izolacija
- Ometanja pažnje od strane spoljašnjih faktora
Kako uticati na produktivnost članova tima
Jedna od najčešćih briga kod upravljanja tima koji radi na daljinu je pitanje: „Kako biti siguran da će zaposleni biti produktivni i poštovati radno vreme?“, ili bolje rečeno: „Kako obezbediti da svi radni zadaci budu obavljeni na vreme?“.
Razlika u ova dva pitanja je ključna:
Da li treba da vas brine činjenica da zaposleni imaju 8 sati nešto da rade, ili da sede pored računara u tačno zadato vreme, ili je bitnije da se svi zadaci, tekstovi, komunikacija, izveštaji i projekti odrade na vreme?
Bitno je postaviti sistem koji dozvoljava pojedincima fleksibilnost u radu, omogućavajući im da sami sebi organizuju deo vremena u kojem će obaviti svoje zadatke jer će tako lakše uskladiti to sa prekidima ili distrakcijama koje se mogu javiti kada rade iz kućnog okruženja. Time dozvoljavate vašim zaposlenima da obave i privatne obaveze, a i da rade na svojim zadacima.
Svakodnevna komunikacija je ključna
Rad od kuće može da utiče na pojedince na način da se „odviknu“ od rada iz kancelarije, od komunikacije sa ljudima i da im opadne energija i inicijativa za obavljanje svojih poslovnih zadataka.
To možete rešiti svakodnevnom komunikacijom, redovnim sastancima ali i različitim chat programima koji omogućuju da ste uvek u komunikaciji sa vašim timom. Programi kao što su Skype, Slack, Microsoft Teams, Discord i drugi, nude malim i velikim kompanijama svoje aplikacije kao alat za konstantu komunikaciju na različitim kanalima, projektnim diskusijama, chat prozorima ili video i audio razgovorima.
Za očuvanje zdrave komunikacije u timu, važno je i da vaša komunikacija ne bude uvek uslovljena samo poslovnim temama i timskim sastancima. Kada tim radi duži period na daljinu, bitno je da neki onlajn susreti budu i neobaveznog karaktera, gde ćete svi samo popiti jednu internet kafu dok popričate o svakodnevnim temama.
Iskoristite prednosti onlajn alata
Postoji mnogo alata koji vam mogu pomoći u različitim oblastima poslovanja i organizacije vašeg biznisa. Većina je besplatna i dostupna svima koji koriste internet, dok neki, iako plaćeni alati, mogu uveliko povećati i olakšati upravljanje projektima i organizacijom.
- Google Business Suite – od Gmail-a, G-Drive-a, Doc, Sheets, Forms, ovaj set alata omogućava neke od najboljih alata za mejl, onlajn skladištenje podataka, kao i pisanje dokumenata, organizaciju tabela i formi;
- Microsoft Office 365 – ovaj već uveliko poznati softver, koji obuhvata Word, Excel, PowerPoint, Outlook ali i Teams, nudi profesionalne alate za manipulaciju dokumentima i komunikaciju;
- Zoom – alat za komunikaciju i onlajn video razgovore i konferencije;
- Slack – alat za chat i komunikaciju koji ima i besplatnu varijantu;
- Trello – besplatan alat za projekt menadžment i praćenje projekata;
- Dropbox – veoma moćan alat za onlajn skladištenje i deljenje fajlova sa drugima;
- Canva – jednostavan, ali moćan alat za dizajn banera, naslova, postova koji u potpunosti radi unutar pretraživača;
- Loom – alat koji omogućava snimanje ekrana i video zapisa u jednu kratku prezentaciju sa kojom možete nešto objasniti članu tima, poslovnom saradniku ili klijentu.
Postavite jasna pravila i obezbedite resurse gde to možete
Kada radimo iz kancelarije, pravila ponašanja, obavljanja pojedinih zadataka, ali i komunikacije su postavljena od strane kompanije za koju radimo. Sa druge strane, rad od kuće je ipak rad iz sopstvenog životnog prostora u kome se ponašamo onako kako mi želimo. To ne treba da bude slučaj i kada obavljamo poslovne zadatke.
Zamislite da radite na nekom projektu i od tri člana tima, jedan vas je pozvao putem Zoom-a, drugi je poslao poruku na kanal u Slack-u, a treći je poslao poruku na Viber ili Whatsapp na vaš privatni broj. Kako biste ovo izbegli, a i kako vam ne bi promakla neka poruka, treba postaviti jasna pravila načina komunikacije tokom rada na daljinu.
Na primer, potrebno je imati svakodnevni sastanak sa svima u timu svaki dan u 10 časova, a za sve ostale hitne stvari se koriste poruke unutar Slack aplikacije. Ukoliko neko dodaje novosti za neki projekat potrebno je da unese sve na Trello.
Slično važi i za obezbeđivanje resursa. Kada radimo iz kancelarije, firma nam obezbeđuje prostorije, stolove, stolice, Internet, ponekad čak i računare sa kojima radimo. Kada radimo od kuće, svako to treba obezbediti za sebe. Ipak, ponekad možete pomoći zaposlenima u tome i videti da li im je možda potreban bolji internet ili možda neki deo opreme koji bi imali na poslu, a kući nemaju.
Možete razmotriti da li bi bilo prihvatljivo da nekom članu tima platite članstvo u nekom coworking prostoru i time obezbedite ambijent i infrastrukturu kancelarije ukoliko njegovo kućno okruženje nije adekvatno za rad. Coworking prostori nude kako odlično radno okruženje, tako i kvalitetan Internet pa čak i radnu atmosferu.
Zapamtite, budite fleksiblni isto kao što to očekujete i od svog tima
Kada primenimo sve što smo pomenuli, na kraju dana, bitno je zapamtiti da treba da budete fleksibilni isto kao što to očekujete da budu i članovi vašeg tima koji rade na daljinu. Često je organizacija rada tima na daljinu zahtevnija ne samo vremenski već i u izvedbi aktivnosti koje se u radu u kancelariji odrađuju „usput“ ili razmenom nekoliko reči preko stola.
Postoje primeri, iz ličnog iskustva autora ovog teksta, čitavih biznisa koji su osmišljeni na principu rada tima na daljinu. Recimo izraelska kompanija koja nema nijednog radnika u Izraelu, osim osnivača, projekt menadžera iz Srbije, pisca iz Amerike, ilustratora iz Bugarske, prodavca iz Španije i animatora iz Poljske, ali čiji je proizvod isključivo digitalni proizvod koji se ugovara, produkuje i isporučuje klijentu u digitalnom obliku (tekstovi, ilustracije, animacije, marketing planovi, itd.). Takvom strategijom je ta kompanija dobila mogućnost zapošljavanja najboljih radnika sa globalnog tržišta, nebitno da li su kriterijumi reči „najbolji“ kvalitet, cena ili samo izbor kadrova koji možda nisu bili prihvatljivi u lokalnom okruženju.
Izaberite ono što vama najviše odgovara.
