Во текот на минатата година, многу бизниси беа принудени да дигитализираат, а оние кои можеа воведоа нов начин на организирање на секојдневното работење – теле-работа.
Теле-работата не е нов концепт, но се користеше многу помалку во класичниот бизнис отколку во сред пандемија, па дури и во месеците после тоа. Тоа е начин на организирање деловна активност што им овозможува на секој работник да работи од дома или од оддалечена локација, да ги извршува своите задачи преку Интернет и внатрешната комуникација да се одвива преку разни софтверски алатки и Интернет.
Отсекогаш имало многу дебати за предностите и недостатоците на различните внатрешни деловни организации, теле-работа или канцелариска работа. Сепак, факт е дека понекогаш не можеме да избереме и дека треба да имаме знаење и алатки кои ќе ни овозможат да се справиме во ситуација кога е потребно да имаме тим чии членови не се на едно место.
Само некои од проблемите што можат да се појават кога тимот е принуден да работи од далечина:
- Недостаток на директен надзор на членовите на тимот
- Намален пристап до информации
- Социјална изолација
- Одвлекување на вниманието од надворешни фактори
Како да се влијае на продуктивноста на членовите на тимот
Една од најчестите грижи при управување со тим кој работи од далечина е прашањето: „Како можеме да бидеме сигурни дека вработените ќе бидат продуктивни и ќе го почитуваат работното време?“, Или поточно: „Како да се осигураме дека сите работни задачи се извршени на време?".
Разликата во овие две прашања е клучна:
Дали треба да бидете загрижени од фактот дека вработените имаат 8 часа да направат нешто, или да седат на компјутер во вистинско време, или дали е поважно сите задачи, текстови, комуникација, извештаи и проекти да бидат направени на време?
Важно е да се постави систем што ќе им овозможи на поединците флексибилност во нивната работа, овозможувајќи им да организираат дел од времето во кое ќе ги извршуваат своите задачи, бидејќи ова ќе го олесни усогласувањето со прекините или одвлекувањето на вниманието што може да се појават при работа од дома. Ова им овозможува на вашите вработени да вршат и приватни должности и да работат на нивните задачи.
Секојдневната комуникација е клучна
Работата од дома може да влијае на поединците на начин на кој тие „се одвикнуваат“ од работа од канцеларија, од комуникација со луѓе и дека се намалува нивната енергија и иницијатива за извршување на нивните деловни задачи.
Ова може да го решите со секојдневна комуникација, редовни состаноци, но и разни програми за разговор што ви овозможуваат секогаш да бидете во комуникација со вашиот тим. Програмите како Skype, Slack, Microsoft Teams, Discord и други, им нудат на малите и големите компании нивните апликации како алатка за постојана комуникација на разни канали, дискусии за проекти, прозорци за разговор или видео и аудио разговори.
За да одржите здрава комуникација во тимот, важно е вашата комуникација да не е секогаш условена само со деловни теми и тимски состаноци. Кога тимот работи подолг временски период од далечина, важно е некои онлајн состаноци да бидат од опционален карактер, каде што сите ќе пиете едно интернет кафе додека разговарате за теми од секојдневието.
Искористете ги предностите на онлајн алатките
Постојат многу алатки кои можат да ви помогнат во различни области на деловно работење и организација на вашиот бизнис. Повеќето се бесплатни и достапни за секој што користи Интернет, додека некои, иако платени алатки, можат значително да го зголемат и олеснат управувањето со проекти и организацијата.
- Google Business Suite – од Gmail, G-Drive, Doc, Sheets, Forms, овој сет на алатки обезбедува некои од најдобрите алатки за е-пошта, зачувување на податоци преку Интернет, како и за пишување документи, организирање табели и формулари;
- Microsoft Office 365 – овој веќе добро познат софтвер, кој вклучува Word, Excel, PowerPoint, Outlook но и Teams, нуди професионални алатки за манипулација со документи и комуникација;
- Zoom – алатка за комуникација и онлајн видео разговори и конференции;
- Slack – алатка за chat и комуникација која има и бесплатна варијанта;
- Trello – бесплатна алатка за управување со проекти и мониторинг на проекти;
- Dropbox – многу моќна алатка за онлајн складирање и споделување на датотеки со други;
- Canva – едноставна, но моќна алатка за дизајнирање банери, наслови, објави што работи целосно во рамките на пребарувачот;
- Loom - алатка што ви овозможува да снимате екрани и видеа во една кратка презентација со која можете да објасните нешто на член на тимот, деловен соработник или клиент.
Поставете јасни правила и обезбедете ресурси каде што можете
Кога работиме од канцеларија, правилата на однесување, извршувањето на одредени задачи, но и комуникацијата ги поставува компанијата за која работиме. Од друга страна, работата од дома сепак е работа наш сопствен простор за живеење во кој се однесуваме како што сакаме. Ова не треба да биде случај кога извршуваме деловни задачи.
Замислете дека работите на проект и од тројца членови на тимот, еден ви се јави преку зум, друг испрати порака до канал во Слек, а третиот испрати порака на Вибер или Whatsapp до вашиот приватен број. За да го избегнете ова и да избегнете промашување на порака, треба да поставите јасни правила за тоа како да комуницирате од далечина.
На пример, потребно е да имате секојдневна средба со сите во тимот секој ден во 10 часот, а за сите други итни работи, се користат пораки во рамките на апликацијата Слек. Ако некој додаде новости за некој проект, треба да внесе сè на Трело.
Истото важи и за обезбедување ресурси. Кога работиме од канцеларија, компанијата ни обезбедува просторија, маси, столови, Интернет, понекогаш дури и компјутери со кои работиме. Кога работиме од дома, секој треба да го обезбеди тоа за себе. Сепак, понекогаш можете да им помогнете на вработените во тоа и да видите дали можеби им треба подобар интернет или можеби некое парче опрема што би ја имале на работа, а ја немате дома.
Може да размислите дали би било прифатливо да се плати на член на тимот за членство во колективен простор и на тој начин да се обезбеди амбиент и инфраструктура во канцеларијата доколку неговата домашна средина не е соодветна за работа. Coworking просторите нудат одлична работна околина, како и квалитетен Интернет, па дури и работна атмосфера.
Запомнете, бидете флексибилни како што очекувате да биде вашиот тим
Кога ќе примениме сè што спомнавме, на крајот на денот, важно е да запомните дека треба да бидете флексибилни како што очекувате да бидат членовите на вашиот далечен тим. Честопати, организацијата за тимска работа на далечина е захтевна не само од временски аспект, туку и за извршување на активности што се прават во канцеларијата „патем“ или со размена на неколку зборови на маса.
Постојат примери, од личното искуство на авторите на овој текст, за цели бизнис активности кои се дизајнирани врз принципот на далечинска тимска работа. На пример, израелска компанија која нема работници во Израел, освен основачи, раководители на проекти од Србија, писатели од Америка, илустратори од Бугарија, продавачи од Шпанија и аниматори од Полска, но чиј производ е исклучиво дигитален производ договорен, произведен и доставени до клиентот во дигитална форма (текстови, илустрации, анимации, маркетинг планови и сл.). Со ваквата стратегија, на компанијата и беше дадена можност да ангажира најдобри работници од глобалниот пазар, без оглед дали критериумите на зборот „најдобар“ квалитет, цена или само изборот на персонал кој можеби не бил прифатлив во локалната животната средина.
Изберете што најмногу ви одговара.
