Gjatë vitit të kaluar, shumë biznese janë detyruar të dixhitalizohen, dhe ata që munden aplikuan një mënyrë të re të organizimit të biznesit të përditshëm – teleworking.
Puna në distancë nuk është një koncept i ri, por u përdor shumë më pak në biznesin klasik sesa ishte gjatë pandemisë, madje edhe në muajt pas. Është një mënyrë organizimi pune që lejon secilin punëtor të punojë nga shtëpia ose nga një vend jashtë zyre, të kryejë detyrat e tij përmes internetit dhe që komunikimi i brendshëm të zhvillohet përmes mjeteve të ndryshme software dhe internet.
Gjithmonë ka pasur shumë debate rreth avantazheve dhe disavantazheve të organizimeve të ndryshme të punëve të brendshme, teleworking apo punë në zyrë. Sidoqoftë, është fakt që ndonjëherë nuk mund të zgjedhim dhe duhet të kemi njohuri dhe mjete që do të na mundësojnë të përballojmë një situatë kur anëtarët ekipit nuk janë të gjithë fizikisht në një vend.
Vetëm disa nga problemet që mund të ndodhin kur një ekip është i detyruar të punojë në distancë janë:
- Mungesa e mbikëqyrjes së drejtpërdrejtë të anëtarëve të ekipit
- Ulja e aksesit në informacion
- Izolim social
- Çrregullimet e vëmendjes nga faktorë të jashtëm
Si të ndikoni në produktivitetin e antërëve të ekipit
Një nga shqetësimet më të zakonshme në menaxhimin e një ekipi pune në distancë është pyetja: "Si të jeni të sigurt se punonjësit do të jenë produktivë dhe do të respektojnë orët e punës?", Ose më saktë: "Si të sigurojmë që të gjitha detyrat e punës të bëhen në kohë?"
Dallimi në këto dy çështje është thelbësor:
A duhet të shqetësoheni për faktin se punonjësit kanë 8 orë për të bërë diçka, ose për t'u ulur në kompjuter në kohën e duhur, apo është më e rëndësishme që të gjitha detyrat, tekstet, komunikimi, raportet dhe projektet të bëhen në kohë?
Është e rëndësishme të vendosni një sistem që u lejon fleksibilitet individëve në punën e tyre, duke i lejuar ata të organizojnë një pjesë të kohës në të cilën ata do të kryejnë detyrat e tyre, pasi kjo do ta bëjë më të lehtë përputhshmërinë me ndërprerjet ose shpërqendrimet që mund të ndodhin kur punojnë nga shtepia. Kjo i lejon punonjësit tuaj të kryejnë detyrimet private dhe të punojnë njëkohësisht me detyrat e tyre.
Komunikimi i përditshëm është kyç
Puna nga shtëpia mund të ndikojë tek individët në një mënyrë që ata "të mësohen" të punojnë larg nga zyra, nga komunikimi me njerëzit dhe që energjia dhe iniciativa e tyre për të kryer detyrat e tyre të biznesit të ulet.
Ju mund ta zgjidhni këtë përmes komunikimit të përditshëm, takimeve të rregullta, por edhe programeve të ndryshme që ju lejojnë të jeni gjithmonë në komunikim me ekipin tuaj. Programet si Skype, Slack, Microsoft Teams, Discord dhe të tjerë, u ofrojnë kompanive të vogla dhe të mëdha aplikacionet e tyre si një mjet për komunikim të vazhdueshëm në kanale të ndryshme, diskutime mbi projekte, opsionin chat ose biseda video dhe audio.
Për të ruajtur një komunikim të shëndetshëm në ekip, është e rëndësishme që komunikimi juaj të mos kushtëzohet gjithmonë vetëm nga temat e punës dhe mbledhjet e stafit. Kur ekipi punon për një periudhë të gjatë kohore në distancë, është e rëndësishme që disa takime në internet të jenë të një natyre opsionale, ku të gjithë thjesht do të pini një kafe virtuale ndërsa flisni për tema të përditshme.
Përfitoni nga mjetet online
Ka shumë mjete që mund t'ju ndihmojnë në fusha të ndryshme të biznesit dhe organizimit të punës tuaj. Shumica janë falas dhe të disponueshme për këdo që përdor internetin, ndërsa disa, megjithëse janë mjete të paguara, mund të rrisin dhe lehtësojnë shumë menaxhimin e projektit dhe organizatës.
- Google Business Suite –Gmail, G-Drive, Doc, Sheets, Forms, ky grup mjetesh ofron disa nga mjetet më të mira për postën elektronike, ruajtjen në internet të të dhënave, si dhe shkrimin e dokumenteve, organizimin e tabelave dhe formularëve;
- Microsoft Office 365 – ky program tashmë i mirënjohur, i cili përfshin Ëord, Excel, PoëerPoint, Outlook por edhe Teams, ofron mjete profesionale për përpunin dhe komunikimin e dokumenteve;
- Zoom – mjet për video konferenca dhe diskutime online;
- Slack – mjet për komunikime chat me variantin pa pagesë;
- Trello – mjet pa pagesë për menaxhimin dhe ndjekjen e projekteve;
- Dropbox – një mjet shumë i fuqishëm për ruajtjen në internet dhe ndarjen e skedarëve me të tjerët;
- Canva – një mjet i thjeshtë por i fuqishëm për hartimin e banerave, titujve, postimeve që funksionon tërësisht brenda motorit të kërkimit;
- Loom – një mjet që ju lejon të regjistroni ekranet dhe videot në një prezantim të shkurtër me të cilin mund t'i shpjegoni diçka një anëtari të ekipit, bashkëpunëtorit ose klientit tuaj.
Vendosni rregulla të qarta dhe siguroni burime ku mundeni
Kur punojmë nga zyra, rregullat e sjelljes, kryerja e detyrave të caktuara, por edhe komunikimi përcaktohen nga kompania për të cilën punojmë. Nga ana tjetër, duke punuar nga shtëpia jemi ende duke punuar nga hapësira jonë e jetesës në të cilën ne sillemi ashtu si dëshirojmë. Ky nuk duhet të jetë rasti kur kryejmë detyrat e punës.
Imagjinoni që jeni duke punuar në një projekt dhe nga tre anëtarët e ekipit, dikush ju telefonon përmes Zoom, një tjetër dërgon një mesazh në Slack, dhe një i tretë dërgon një mesazh në Viber ose Ëhatsapp në numrin tuaj privat. Për të shmangur këtë dhe për të shmangur humbjen e ndonjë mesazhi, duhet të vendosni rregulla të qarta se si të komunikoni në distancë.
Për shembull, është e nevojshme të keni një takim ditor me të gjithë në ekip çdo ditë në orën 10, dhe për të gjitha gjërat e tjera urgjente, përdoren mesazhet brenda aplikacionit Slack. Nëse dikush shton lajme për një projekt, ata duhet të fusin gjithçka në Trello.
E njëjta gjë është e vërtetë për sigurimin e burimeve. Kur punojmë nga zyra, kompania na siguron zyra, tavolina, karrige, internet, ndonjëherë edhe kompjuterë me të cilët punojmë. Kur punojmë nga shtëpia, të gjithë duhet ti sigurojnë vetë. Sidoqoftë, nganjëherë ju mund të ndihmoni punonjësit me këtë aspekt dhe të shihni nëse ata mund të kenë nevojë për internet më të mirë ose ndoshta ndonjë pjesë të pajisjeve që ata do të kishin në punë dhe nuk i kanë në shtëpi.
Ju mund të konsideroni nëse do të ishte e pranueshme të paguani një hapësirë coworking për ndonjë nga anëtarët kështu të siguroni ambientin dhe infrastrukturën e zyrës nëse ambienti i shtëpisë së tij nuk është i përshtatshëm për punë. Hapësira coworking ofron një mjedis të shkëlqyeshëm pune, si dhe një Internet cilësor dhe madje edhe një atmosferë pune.
Mos harroni, jini aq fleksibël sa prisni nga ekipi juaj
Në zbatueshmërinë e gjithçkaje që përmendëm më sipër, në fund të ditës, është e rëndësishme të mbani mend se duhet të jeni po aq fleksibël sa prisni që të jenë anëtarët e ekipit tuaj në distancë ndaj jush. Shpesh, organizimi i punës në ekip në distancë është më kërkues jo vetëm në kohë, por edhe në kryerjen e aktiviteteve që bëhen në zyrë "gjatë rrugës" ose duke shkëmbyer disa fjalë përtej tryezës.
Kemi disa shembuj nga përvoja personale e autorëve të këtij teksti, të bizneseve të tëra që bazohen në parimin e punës në distancë. Për shembull, një kompani izraelite që nuk ka punëtorë në Izrael përveç themeluesve, ka menaxherët e projektit nga Serbia, shkruesit nga Amerika, dizajnerët nga Bullgaria, shitësit nga Spanja dhe animuesit nga Polonia, por produkti i së cilës është ekskluzivisht një produkt dixhital i kontraktuar, prodhuar dhe dorëzuar te klienti në mënyrë dixhitale (tekste, ilustrime, animacione, plane marketing, etj.). Me një strategji të tillë, kompanisë iu dha mundësia të punësojë punëtorët më të mirë nga tregu global, pavarësisht nëse kriteret janë fjalët cilësi "më e mirë", çmim apo thjesht përzgjedhja e stafit që mund të mos kenë qenë të mundur në mjedisin vendas.
Zgjidhni atë që ju përshtatet më shumë.
